Företaget
Skatteetaten består av Skattedirektoratet och skattekontor i fem skatteregioner samt tre centralskattekontor. Skatteetaten lyder under norska finansdepartementet och har totalt cirka 6 000 anställda i hela landet. Skatteetaten betjänar alla Norges medborgare, företag och organisationer.
– Vi printar nästan allt själva, Strålfors kuverterar och skickar vidare till Posten för distribution, berättar Lars Thorvaldsen som ansvarar för Skattedirektoratets printcentral i Helsfyr i östra Oslo.
Utmaningen
Affären med Skatteetaten vanns genom anbud och samarbetet inleddes i december 2007. Produktionen startade i mars 2008.
– Det var en kombination av säkerhet och pris som avgjorde till Strålfors fördel, säger Skatteetatens Unni Vikane, som har totalansvar för självdeklarationernas innehåll och utseende och att allt blir klart i tid.
Anbudet innehåller en tydlig kravspecifikation på volym, säkerhet, packning och tidpunkt för leverans.
– Det två viktigaste punkterna för oss är att komma ut i rätt tid med självdeklarationen och att det inte blir några felutskick, säger Unni Vikane.
Det finns tydliga regler kring när självdeklarationen ska skickas ut.
– Påsken infaller olika varje år vilket gör att det hela tiden är nya förutsättningarna för utskicket. Vi får till exempel inte skicka något i påskveckan, säger Unni Vikane.
Lösningen
Sedan samarbetet började i mars 2008 har inte ett enda kuvert kommit fel.
Detta tack vare Strålfors SRM-system.
– Det är en del reprint, men vi tar hellre det än att fel kuvert skickas till fel person.
Istället har utmaningen varit att minska antalet sidor i varje enskilt kuvert.
– Vi hade alltid 4 sidor tidigare. Nu är vi nere i 2,3–2,4 ark i snitt tack vare ständig optimering av printfilen. Vi börjar närma oss en 50-procentig förbättring, säger Lars Thorvaldsen.
Resultatet
Idag skickas så gott som alla självdeklarationer i C5-kuvert, men det fanns inget krav på detta i upphandlingen.
– Vi såg besparingarna vi kunde göra på C5. Och det kom inte heller in några anbud på annat än C5, säger Lars Thorvaldsen.
Något kontrollsystem, likt Strålfors SRM-lösning, finns inte heller för plastinpackad print.
– SRM-metodiken väldigt bra. Det var en av anledningarna till att vi valde Strålfors. Ett enda felskick kan skapa mycket dålig press för oss, säger Unni Vikane.
Framtiden
Redan idag får 400 000 norrmän deklarationen enbart i elektroniskt form. Och det är en siffra som ökar. Samtidigt är det betydligt fler som lämnar deklarationen elektroniskt.
– Idag är det 900 000 som gör det. Men det talet var ännu högre tidigare. Nu när vi infört så kallat tyst medgivande, det vill säga att deklarationen är godkänd om du inte meddelar oss något annat, sjunker den siffran, säger Unni Vikane.
I praktiken är alla deklarationer elektroniska idag.
– Sedan väljer vi helt enkelt att printa vissa av dem, förklarar Lars Thorvaldsen.
En utmaning som Skatteetaten står inför i framtiden är att allt fler vill ha sin deklaration tidigare.
– Det jobbar vi mycket med. Vi försöker hela tiden bli mer flexibla, säger Unni Vikane.
Ett annat problem är kvaliteten på adresser. Även om inga brev går fel, så kommer mycket post i retur.
– Här står vi inför en stor utmaning. Vårt allmänna folkregister måste bli ännu bättre. Folk ställer högre krav på att allt ska vara rätt idag, säger Unni Vikane.