Utmaningen
Flera olika kommunikationstekniker skulle användas. I många fall skulle de kundansvariga säljarna presenteras med namn i ett personligt anpassat brev. Brevet skulle även innehålla ett löstagbart visitkort med foto från den kundansvarige säljaren, vilket var en komplicerad teknisk utmaning.
Varje utskick krävde val av brevlayouter, olika data samt grafik för signaturer och foton. Och som alltid krävde British Gas Business hundraprocentig korrekthet, säkerhet och fullständig spårbarhet.
Sammantaget var uppdraget ovanligt, och det kombinerade ett flertal informationskällor med digitalprint i fullfärg på litografipapper.
En sista del av utmaningen gällde tidpunkten för utskicken. British Gas Business ville sprida ut leveransen av breven så att de kundansvariga säljarna skulle hinna ringa uppföljningssamtal och så att de resulterande inkommande samtalen skulle vara hanterbara.
Projektet planlades för en sexmånadersperiod då olika volymer skulle skickas ut dagligen.
Lösningen
Efter att ha bett flera företag komma in med idéer för uppdraget vände sig British Gas Business till Strålfors eftersom de länge har samarbetat framgångsrikt med företaget.
Bill Wheeler är inköpare av trycksaker på British Gas Business och säger: ”Strålfors är vana vid att arbeta med British Gas Business och vi hade förtroende för att de kunde leverera det här projektet inom de snäva tidsramarna utan svårigheter.” Hela uppdraget behövde vara slutfört i slutet av 2010.
Wheeler fortsätter: ”Eftersom jag har jobbat med Strålfors inom flera olika projekt litar jag på dem och vet att deras engagemang för service och kvalitet är större än hos de flesta företag.”
Innan projektet sjösattes hade British Gas Business och Strålfors en kort testperiod med provposter för att undanröja eventuella problem vid genomförandet. Det uppstod några mindre produktionsproblem som gällde pappret eftersom de löstagbara visitkorten innebar att pappret inte var jämntjockt. Men som Wheeler minns det: ”Det var i princip raka spåret. Strålfors är vana vid att hantera flerkanalig marknadsföring, så de hade inga svårigheter med att kombinera olika data från ett flertal leverantörer och garantera fullständig överensstämmelse.”
Under projektets första fas överfördes en fil med mellan 30 000 och 100 000 poster i veckan till Strålfors via en säker ftp-plats. När de dagliga volymerna möjliggjorde det såg Strålfors till att British Gas Business kunde dra nytta av portorabatter.
Tack vare uppladdnings- och nedladdningsrapporter kunde man vara säker på att rätt poster användes och att all data verifierades. Innan någonting printades behövde Strålfors veta om kunden tillhörde British Gas Business eller Scottish Gas Business så att rätt brevlayout användes. Projektet har levererats från Strålfors i Orpington, som har printat i duplex på en Xerox iGen3-skrivare, och allt papper är återvunnet.
Lösenordsskyddad åtkomst till information användes för slumpmässiga kontroller under projektets gång. Korrektheten och värdena i utskicken dubbelkollades också rutinmässigt.
Resultat
Den första responsen visar att de personligt anpassade dagliga breven har varit en framgång för att presentera kundansvariga säljare och förklara hur de kommer att arbeta med kunderna. Utskicken har också blivit en effektiv kanal för att dra kundernas uppmärksamhet till de kampanjer, erbjudanden, nya tjänster eller miljövänliga produkter som British Gas Company lanserar.
Framtiden
Projektets första skede är nu avslutat, och Strålfors levererar för tillfället de sista utskicken i en process om har fungerat smidigt.
Bill Wheeler tillägger: ”Trots att merparten av det inledande arbetet kommer att vara avslutat vid årsskiftet är det mycket troligt att projektet kommer att fortsätta på en lägre aktivitetsnivå för att kontinuerligt presentera nya kundansvariga säljare på ett bra sätt.”